Was Sie schon immer über Digitalisierung wissen wollten, aber bisher nicht zu fragen wagten Teil 2 – Herausforderung IT

Prof. Dr. Stephan Jacobs

Digitalisierung beginnt mit einem Enabler.

Ein Enabler ist eine Informationstechnologie, die zum Beispiel in einem Unternehmen neu eingeführt wird. Beispielsweise kann ein Webkonferenz-System wie Zoom ein solcher Enabler sein. Die Identifikation und Installation der passenden neuen IT ist aber nicht die einzige Herausforderung in diesem Bereich. In der Regel wird im Unternehmen schon vorher IT eingesetzt, die sogenannte Legacy. Die Integration des neuen Enablers in die Legacy ist häufig eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Schließlich entstehen durch den Einsatz der neuen IT Daten. Diese können zu Analysezwecken verwendet werden. Möglicherweise sind die Daten aber auch kritisch bzgl. des Datenschutzes. Daher ist eine dritte Herausforderung im Bereich IT, wie man am besten mit diesen Daten umgeht.

Das IDA-Modell der Digitalisierung

Das IDA-Modell der Digitalisierung definiert Digitalisierung wie folgt.

Digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess im Unternehmen, um mit Hilfe von Informationstechnologie (IT) einen Mehrwert zu schaffen.

Ein Mehrwert kann dabei in Form neuer Produkte oder verbesserter Services für den Kunden (Value Proposition), in Form verbesserter Abläufe im eigenen Unternehmen (Value Creation) oder in Form von verbesserter Kommunikation zum Kunden (Customer Interaction) beispielsweise über eine neue Web-Seite erzielt werden.

In einer Untersuchung durch das IDA [Jacobs, Seidl 2021] wurden vier Bereich identifiziert, in denen häufig Herausforderungen entstehen bei der Digitalisierung entstehen:

Organisation: In der Regel wird bei der Digitalisierung die Organisation verändert oder transformiert (daher eben auch der Begriff Digitale Transformation). Die Einführung eines Webkonferenz-Systems führt erst dann zu einer Digitalisierung, wenn zum Beispiel Homeoffice ermöglicht wird. Das ist aber eine organisatorische Veränderung und erfordert Schulungen, die Neudefinition von Arbeitszeiten, von internen Prozessen etc.
Wertschöpfung: Die Digitalisierung kostet erstmal. Im Beispiel mit dem Webkonferenz-System müssen entsprechende Lizenzen für Zoom oder WebEx finanziert und in notwendige Hardware wie WebCams und Mikrofone investiert werden. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, daher wird umgekehrt eine Wertschöpfung erwartet. Dies kann z.B. eine Flexibilisierung der Arbeit, eine gestiegene Zufriedenheit der Mitarbeiter oder auch ein geringerer Ressourceneinsatz für bestimmte Prozesse sein. Zum Teil wird auch das Geschäftsmodell des Unternehmens transformiert.
Compliance: Die Digitalisierung muss gesetzlichen Rahmenbedingungen und weiteren Vorgaben, Compliance-Regeln oder auch ethischen Herausforderungen genügen. Bei der Webkonferenz wäre zu klären, ob beispielsweise Probleme mit dem Datenschutz entstehen. Eine ethische Herausforderung könnte sein, dass der ethische Wert Fairness durch die Digitalisierung nicht verletzt wird, dass beispielsweise keine Mitarbeiter im Unternehmen durch die Webkonferenz diskriminiert wird.
Informationstechnik: Dieser Punkt ist das Thema dieses Artikels. Wie schon in der Kurzbeschreibung angesprochen, gehören insbesondere die Auswahl und Installation des geeigneten Enablers, die Integration in die Legacy und eine sinnvolle Verwendung entstehender Daten dazu.

Wichtig: Alle vier Dimensionen der Digitalisierung sind relevant. Wenn auch nur eine Dimension nicht ausreichend beachtet wird, besteht das Risiko, dass die Digitalisierung scheitert. Alle vier Dimensionen der Digitalisierung beeinflussen sich wechselseitig. Je nach Auswahl des Webkonferenz-Systems entstehen andere Datenschutzherausforderung oder ändert sich die Art der Wertschöpfung.

Herausforderung Informationstechnik

Wenn man sich die Erfahrung im Bereich Digitalisierung genauer ansieht, gibt es drei Bereiche in denen Herausforderungen entstehen. Diese werden in den folgenden Unterkapiteln thematisiert.

Identifikation eines Enablers

Ständig gibt es neue Software, neue Hardware, neue IT-Systeme. Welche davon sind relevant? Welche davon sind nur ein Hype, der möglicherweise in wenigen Jahren obsolet sein wird? Für ein Unternehmen stellt sich die Herausforderung, neue Technologien und neue Trends zu identifizieren und auf ihre Zukunftstauglichkeit hin zu untersuchen.

Wenn es sich wie im Beispiel mit dem Webkonferenz-System nicht mehr um eine technische Neuheit handelt, können geeignete IT-System auf unterschiedliche Weise identifiziert werden. Häufig hilft schon eine einfache Recherche im Internet, hier gibt es z.B. Werkzeuge wie den IT-Matchmaker (https://www.it-matchmaker.com/), über den man zu verschiedenen Kategorien wie ERP oder ECM unter Eingabe von Randbedingungen (z.B. Betriebssystem, Sprache, …) eine Liste verfügbarer Systeme erhält.

Wenn es eher um Zukunftstechnologien geht, lohnt sich möglicherweise ein Blick auf die Prognosen von Gartner wie etwa Gartners Technology Trends 2022 (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-10-18-gartner-identifies-the-top-strategic-technology-trends-for-2022) oder den im regelmäßigen Abstand erscheinenden Gartner Hype Cycle.

Bei dem Webkonferenz-System stößt man hier möglicherweise auf verschiedene Kandidaten wie Zoom, Microsoft Team, Webex, Skype, BigBlueButton, … um nur einige zu nennen. Diese sollten idealerweise aber mit den bestehenden Systemen sauber interagieren.

Integration in die Legacy

Im Vergleich zur Auswahl eines Systems ist die Integration eines Systems in die bestehende IT häufig die größere Herausforderung. Ein extremes aber sehr anschauliches Beispiel für diese Herausforderung liefert die deutsche Bahn. Die DB betreibt mehr als 2.700 Stellwerke. Wie viele davon sind (Stand 2019) voll digitalisiert? Ganze drei! (siehe die beiden verlinkten Artikel in der ZEIT im Quellenverzeichnis). Zur Ehrenrettung der DB muss man sagen, dass das Management verschiedener Technologien, die teilweise bis ins vorletzte Jahrhundert zurückreicht, alles andere als einfach ist. Dies führt aber dazu, dass beim Einsatz neuer IT-Systeme eine besondere Aufmerksamkeit auf die bereits bestehenden Systeme gelegt werden muss.

Schauen wir uns wieder das Beispiel der Webkonferenz-Systeme an. Welche Systeme gibt es bereits im Unternehmen? Gibt es ein einheitliches Betriebssystem? Gibt es einen standardisierten Browser (z.B. Firefox) und funktioniert das Webkonferenz-System auch mit diesem? Werden weitere Features im Bereich des Konferenz-Systems benötigt wie eine gemeinsame Ablage, die Möglichkeit, Konferenzen mitzuschneiden, eine Integration in die verwendeten Kalender- und E-Mailsysteme oder die Verwendung des Webkonferenz-Systems als Alternative zum Telefonsystem. An dieser ist das Webkonferenz-System kein isoliertes System, sondern es interagiert mit verschiedenen anderen Systemen und hier müssen die Möglichkeiten und Schnittstellen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Verwendung der Daten

Bei der Verwendung neuer Systeme fallen Daten an. Diese können für die Abrechnung notwendig sein oder einfach nur für die Nachverfolgung, wie das System eingesetzt wurde. Hieraus ergeben sich Möglichkeiten aber auch z.B. Probleme mit dem Datenschutz.

Im Beispiel des Webkonferenz-Systems, werden sämtliche Metadaten der einzelnen Konferenzen protokolliert: Wer wann das System benutzt hat, welche Personen an einer Konferenz beteiligt waren etc. Solche Daten – wer macht mit wem ein Meeting – könnten auch sonst im Unternehmen protokolliert werden. In einem IT-System fallen diese Daten aber “umsonst” an. Durch Analyse der Daten könnte man versuchen festzustellen, zwischen welchen Personen oder Abteilungen viel kommuniziert wird. Oder zu wenig. Diese Erkenntnis könnte man nutzen, um beispielsweise Schnittstellen zwischen Abteilungen oder Rollen zu optimieren.

Aus den Daten der Systeme kann man in der Regel auf die einzelnen Personen, die an einer Konferenz beteiligt waren, zurückschließen. Daher handelt es sich um datenschutzwürdige Daten. Um den Datenschutz zu genügen, müsste nicht nur dokumentiert werden, welche Daten anfallen und wie diese verwendet werden, es müsste auch diesbezüglich eine Übereinkunft mit den Mitarbeitern (ggfs. vertreten durch einen Betriebsrat) getroffen werden. Möglicherweise ist es einfacher die Metadaten des Webkonferenz-Systems nicht zu nutzen. Dann müsste in der Regel das System so konfiguriert werden, dass keine Daten protokolliert werden. In jedem Fall ist eine Auseinandersetzung mit den Umgang der (potenziell) erzeugten Daten notwendig.

Anwendungsbeispiel: Digitale Ablage

In einem im Rahmen von IDA durchgeführten Projekt wurde die bislang papierbasierte Ablage aller Aufträge in einem KMU durch eine elektronische Ablage mit Hilfe eines EMS (Enterprise Management System) ersetzt, ein typisches Digitalisierungs-Projekt. Da es sich bei EMS um schon etablierte Systeme handelt, erfolgte die Auswahl des neuen Systems, des Enablers, über eine normale Recherche im Internet unterstützt durch Gespräche auf Messen und mit Anbietern. Ebenfalls kontaktiert wurde der Hersteller des schon im KMU verwendeten ERPs, da diese beiden Systeme miteinander integriert werden mussten. Die Auswahl des EMS wurde schließlich ganz wesentlich eingeschränkt durch die angebotenen Schnittstellen beiden Systeme. Die Integration der Systeme wurde im Rahmen eines Projekts mit externer Hilfe umgesetzt. Wichtig bei der Konfiguration des Systems war die korrekte Speicherung der Daten. Hier musste einerseits die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sowie die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) berücksichtigt werden. Die GoBD erwartet die Speicherung der Daten für sechs Jahre, die DSGVO erwartet eine Löschung personenbezogener Daten, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Aus diesen Anforderungen ergibt sich, dass die Daten sechs Jahre aber auch nicht länger gespeichert werden müssen. (Die Pflicht zum Löschen der Daten gilt auch für die Sicherungskopien.) Diese Anforderungen wurden bei der Konfiguration des EMS entsprechend berücksichtigt.

Literaturverzeichnis

Jacobs, St., Seidl, S.: “Was Sie schon immer über Digitalisierung wissen wollten, aber bisher nicht zu fragen wagten”, in Wissenschaftsforum 2021, Zeynep Tuncer et al. (Hrsg.), 2021

Gartner, “Gartner Identifies the Top Strategic Technology Trends for 2022”, https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-10-18-gartner-identifies-the-top-strategic-technology-trends-for-2022

Trovarit, “IT-Matchmaker”, https://www.it-matchmaker.com/

ZEIT, “Wo Digitalisierung Jahrzehnte dauert”, ZEIT, Nr 45, Jahrgang 2019, https://www.zeit.de/2019/45/warnemuende-digitalisierung-deutsche-bahn-bahnstrecke 2019

ZEIT, “Nachschub aus der Kaiserzeit”, ZEIT, Nr. 45, Jahrgang 2019, https://www.zeit.de/2019/45/deutsches-schienennetz-signalwerk-bahn, 2019

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