Was Sie schon immer über Digitalisierung wissen wollten, aber bisher nicht zu fragen wagten

Trotz Homeoffice, Fernunterricht und Lieferdiensten: Deutschland hinkt in der Digitalisierung noch immer hinterher. Auch nach 18 Monaten Corona. In einer Studie haben wir untersucht, welche Schwierigkeiten es bei der Digitalisierung gibt. Eine Erkenntnis der Untersuchung ist, dass jeder unter Digitalisierung etwas Anderes versteht, viele haben allenfalls eine diffuse Vorstellung, Digitalisierung ist irgendetwas mit Computern und Internet. Dieser Beitrag beschreibt, was das Institut für Digitalisierung Aachen (IDA) unter Digitalisierung versteht. In weiteren Beiträgen wird auf spezifische Schwierigkeiten bei der Digitalisierung eingegangen.

Was ist Digitalisierung?

Die Corona-Pandemie hat in Deutschland wie in anderen Ländern auch für einen Schub bei der Digitalisierung gesorgt. Trotzdem ist Deutschland nach wie vor Schlusslicht in Europa, wenn es um den Einsatz der Digitalisierung seitens der Verbraucher geht. Dies ist das Ergebnis einer Studie von McKinsey aus dem April 2021. Aber nicht nur die Verbraucher auch die Unternehmen geben sich nach einem Jahr Corona höchstens durchschnittliche Noten im Bereich der Digitalisierung. Das ergibt eine Umfrage des DIHKs (Deutscher Industrie- und Handelskammertag). Dabei reichen die Ursachen für die mittelmäßige Einschätzung von “unzureichendes Internet” über “fehlende Ressourcen” bis hin zu “Defiziten bei der digitalen Kompetenz”. Der “Deutschland-Index der Digitalisierung 2021”, herausgegeben vom Kompetenzzentrum Öffentliche IT, konzentriert sich auf den Stand der Digitalisierung der Bundesländer. Auch wenn im Vergleich zu vorherigen Untersuchungen (2017, 2019) ein Fortschritt zu beobachten ist, fällt dieser doch angesichts der Corona bedingten “Digitalisierungs-Euphorie” eher gering aus. Insgesamt ergibt sich ein ernüchterndes Bild für den Stand der Digitalisierung in Deutschland. Egal ob aus Sicht der Verbraucher, der Unternehmen oder der öffentlichen Hand.

Dieses Bild entspricht den persönlichen Beobachtungen aus der Praxis des IDAs. Einerseits gibt es nur wenige Begriffe, die wie Digitalisierung (oder Digitale Transformation) wieder und wieder in den Medien verwendet werden. Andererseits ist die Vorstellung, was diese Digitalisierung eigentlich ist, häufig sehr schwammig. Irgendetwas mit Computern und dem Internet. Dazu passend gab es in der Rubrik Torten der Wahrheit der ZEIT folgendes Diagramm, das den Zustand der Digitalisierung in Deutschland gut beschreibt:

Über die genaue Definition von Digitalisierung kann man sicherlich streiten. Von den drei in den Torten der Wahrheit angebotenen, trifft aber sicherlich die erste zu: Eine revolutionäre Neugestaltung von Prozessen, völlig neue Arbeitsweisen und eine tief gehende Transformation unserer gesamten Lebenswelt.

Was ist Digitalisierung?

Zum Begriff Digitalisierung gibt es zwei Definitionen. Die erste Definition versteht unter Digitalisierung die Umwandlung von analogen in digitale Information. Beispielsweise der Übergang von der Langspielplatte zur CD, oder vom analogen Fotografieren zur Digitalkamera. An den beiden Beispielen sieht man schon, dass dieses Verständnis von Digitalisierung mehr als 20 Jahre alt ist. Unter Digitalisierung wird heute die Transformation also die Umwandlung z.B. eines Unternehmens verstanden. Diese Umwandlung wird zwar in der Regel durch Informationstechnologie ermöglicht, allerdings werden auch Geschäftsmodelle oder organisatorische Prozesse transformiert. Neben Digitalisierung hat sich in Deutschland der möglicherweise passendere Begriff Digitale Transformation etabliert.

Bis jetzt gibt es keine einheitliche Definition des Begriffs Digitalisierung (bzw. der Digitalen Transformation). Allerdings haben die meisten Definitionen einen gemeinsamen Kern, den wir bei IDA wie folgt zusammenfassen:

Digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess im Unternehmen, um mit Hilfe von Informationstechnologie (IT) einen Mehrwert zu schaffen.

Das klingt immer noch sehr abstrakt, was kann man sich konkret darunter vorstellen? Typischerweise kann die Schaffung eines Mehrwerts in drei Kategorien eingeteilt werden:

  1. Value Proposition: Ein Produkt oder ein Service wird mit Hilfe von IT verbessert. Es entsteht ein Mehrwert für den Kunden. Beispielsweise enthält ein Auto heute IT-basierte Assistenz-Systeme, die das Auto mehrwertig machen. Für den Kunden bedeutet das ein sichereres Auto, das Auto hat einen höheren Wert.
  2. Value Creation: Das Produkt oder der Service bleibt identisch. Allerdings werden unternehmensinterne Prozesse durch IT unterstützt und verändert und dadurch effizienter oder effektiver. Beispielsweise kann der unternehmensinterne Prozess der Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. In diesem Fall gibt es keine papierbasierten Rechnungen mehr, die Rechnungen existieren nur noch in digitaler Form. Das alleine ist aber noch keine Transformation. Die Digitalisierung der Rechnung erzeugt nur dann einen Mehrwert, wenn die dazugehörige Rechnungsbearbeitung angepasst wird. Beispielsweise kann die Bezahlung automatisiert werden. Falls die ebenfalls digitalisierte Information über einen korrekten Wareneingang vorliegt, kann der Computer die Bezahlung veranlassen, ohne dass ein Mitarbeiter involviert ist. Bei einer von uns begleiteten Umstellung der Rechnungsbearbeitung in einem Aachener Unternehmen konnten die Kosten pro Jahr um einen sechsstelligen Betrag reduziert werden.
  3. Customer Interaction: Die Kommunikation zum Kunden wird verbessert, neue Kanäle zum Kunden werden etabliert. Beispielsweise kann durch einen Web-Shop zusätzlich zum schon bestehenden stationären Handel ein weiterer Verkaufskanal etabliert werden. Über diesen kann der Kunde 24/7 Produkte ordern. Außerdem können neue Formen der Kommunikation etabliert werden wie z.B. Produktbewertungen. Schließlich ist es möglich mit Hilfe von Datenanalyse neue Einsichten zum Verhalten der Kunden zu gewinnen.

Die Beispiele aus den drei Kategorien haben folgendes gemeinsam. Sie werden ermöglicht (enabled) durch Informationstechnik (IT). Aber – und das ist entscheidend – für die Transformation ist es notwendig, den innerbetrieblichen Prozess (beispielsweise die Rechnungsbearbeitung) oder das Geschäftsmodell anzupassen, so dass ein echter Mehrwert entsteht. Einfach nur ein Papierdokument durch ein PDF zu ersetzen ist noch Digitale Transformation.

Was sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung?

In unserer Untersuchung haben wir neben dem nicht vorhandenen Verständnis, was Digitalisierung überhaupt ist, vier weitere Klassen von Herausforderungen identifiziert: Technik, Wertschöpfung, Organisation und Compliance.

Technik

Die erste Herausforderung bei der Digitalisierung ist die Identifikation eines geeigneten Enablers. Nehmen wir das Beispiel Homeoffice in der Corona-Krise. Welche Technologie wird benötigt, um Heimarbeit zu ermöglichen, zu “enablen”? Zu den Enablern zählen hier ein geeigneter Internetanschluss, möglicherweise Laptops für die Heimarbeit, Konferenz-Software sowie weiteres Equipment wie Mikrofon und Kamera.

Die nächste Herausforderung im Bereich Technik ist die Legacy, also die “informationstechnische Altlast”, die jedes Unternehmen hat. Die Anschaffung obiger Enabler ist häufig die kleinere Herausforderung. Die Integration dieser Enabler in die bestehende Systemarchitektur bereitet dagegen deutlich mehr Kopfschmerzen.

Ein dritter Punkt im Bereich Technik ist der Umgang mit Daten. Häufig wird von den Daten als dem Öl des 21.Jahrhunderts gesprochen. Überall, wo IT eingesetzt wird, fallen eben auch Daten an. Aber wie gut sind diese Daten? Können sie genutzt werden? Dieser Punkt sollte bei der Digitalisierung von Anfang an mitgedacht werden.

Organisation

Im obigen Beispiel mit dem Homeoffice reicht eine perfekt eingestellte IT nicht aus. Damit Homeoffice möglich wird, müssen eine Reihe von organisatorischen Dingen geklärt werden. Wie sehen Dienst- und Pausenzeiten aus? Wie findet die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten statt? Wie wird überprüft, ob die Mitarbeiter auch tatsächlich arbeiten? Häufig müssen Prozesse angepasst werden, die eben im Homeoffice einfach anders ablaufen. Jenseits von Regeln und Prozessen entstehen aber auch neue Herausforderungen bei den weichen Faktoren im Unternehmen, z.B. bei der Motivation von Mitarbeiter.

Im Zusammenhang mit der Digitalen Transformation wird häufig auch von der digitalen Kultur gesprochen. Auch dieser Begriff ist nicht einheitlich definiert. Was man in der Regel hierunter versteht sind Dinge wie offen sein für Veränderung oder Agilität oder eine Innovationskultur.

Wertschöpfung

Das Ziel eines Unternehmens ist es, Gewinn zu erwirtschaften. Digitalisierung scheitert, wenn Sie für das Unternehmen keinen Mehrwert produziert. Im Beispiel der Heimarbeit kann der Mehrwert in einer erhöhten Produktivität der Mitarbeiter liegen oder in geringeren Kosten für Mieten.

Häufig ändert sich aber auch die Art und Weise wie ein Unternehmen Gewinne erwirtschaftet. Ein neues Geschäftsmodell entsteht. Beispielsweise kann sich durch 3D-Druck das Geschäftsmodell so ändern, dass Kunden nicht mehr die Ersatzteile kaufen, sondern nur noch den dazu notwendigen Datensatz. Das Ersatzteil wird dann selber gedruckt. Das gesamte Geschäftsmodell eines Herstellers von Ersatzteilen wird dadurch geändert. Einkauf von Rohmaterialien, Produktion und Lagerhaltung werden überflüssig. Umgekehrt steigen die Anforderungen an die Qualität der notwendigen Datensätze.

Dazu finden Sie hier mehr im Fachbeitrag von Prof. Dr.-Ing. Thomas Ritz 

Compliance

Digitalisierung findet nicht in einem rechtsfreien Raum statt. Ein Beispiel, was jedem direkt einfällt, ist hier sicherlich der Datenschutz. Allerdings gibt es weitere Bereiche, die zu beachten sind. Nehmen wir nochmal das Beispiel Home-Office. Neben gesetzlichen Fragen wie: “Gibt es ein Recht auf Home-Office?” gibt es möglicherweise auch Compliance-Richtlinien wie Gleichberechtigung und Familienfreundlichkeit, die einen Einfluss auf die Arbeit im Home-Office haben. Auch unterliegen die Home-Office-Regeln der betrieblichen Mitbestimmung. Schließlich kann es ethische oder gesellschaftliche Fragen geben, wie z.B. nach der Vereinsamung von Menschen durch Home-Office.

Zusammenfassung

Digitalisierung ist mehr als der bloße Einsatz neuer Informationstechnologie. Digitalisierung muss …

  • … in die bestehende technische Infrastruktur integriert werden,
  • … auch Transformationen in der Organisation durchführen,
  • … einen Mehrwert schaffen, vielleicht das Geschäftsmodell anpassen,
  • … rechtliche und gesellschaftliche Bedingungen genügen.

Wenn nur einer der Punkte nicht berücksichtigt wird, wird die Digitalisierung wahrscheinlich scheitern.

In den nächsten Beiträgen zu “Was Sie schon immer …” werden diese Punkte weiter vertieft.

Jacobs, St., Seidl, S.: Was Sie schon immer über Digitalisierung wissen wollten, aber bisher nicht zu fragen wagten, Wissenschaftsforum 2021 (angenommen zur Veröffentlichung)

McKinsey: Digital Sentiment Survey Germany 2021. Ergebnisse für den deutschen Markt

DIHK: Digitalisierung mit Herausforderungen. Digitalisierungsumfrage 2021

Kompetenzzentrum Öffentliche IT, Hölscher, I.; Opiela, N.; Tiemann, J.; Gumz, J. D.; Goldacker, G.; Thapa, B.; Weber, M.: Deutschland Index der Digitalisierung 2021

Die ZEIT, Katja Berlin, Was Digitalisierung in Deutschland bedeutet, aus der Reihe: Torten der Wahrheit, Nr. 16, April 2021

Stadtbücherei Heidelberg: Herausforderung Digitalisierung, Wordcloud zum Thema, 2019

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